PERSONUPPGIFTSPOLICY
Berg & Co Fastighetsförvaltning Handelsbolag, org nr. 925000-2673 (”Vi”) vill med denna personuppgiftspolicy beskriva hur Vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.
Vad är personuppgifter och när behandlar Vi dina personuppgifter?
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, t.ex. namn, adress och kontaktuppgifter (såsom telefonnummer och e-postadress). Vi behandlar dina personuppgifter när du söker bostad, när du sedan blir hyresgäst hos oss och även en tid efter att din tid som hyresgäst hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och Vi vill därför att du läser vidare för att lära dig mer.
Personuppgiftsansvarig
Berg & Co Fastighetsförvaltning Handelsbolag, org.nr 925000-2673, Box 2080, 600 02 Norrköping, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som vi gör själva eller som annat företag gör på vårt uppdrag. Du når oss på kontaktuppgifterna nedan. Vi har bedömt att vår verksamhet inte innefattar sådan storskalig övervakning eller behandling av känsliga personuppgifter som enligt dataskyddsförordningen kräver att vi utser ett dataskyddsombud, och Vi har därför inte utsett något sådant ombud. Om du har frågor om hur Vi behandlar dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan under rubriken "Kontaktuppgifter".
För tre av de fastigheter som Vi förvaltar är hyresavtalet formellt ingånget med ett annat bolag inom samma koncern, B Berg Förvaltnings AB, org.nr 559509-3328 (”BBFAB”), som där är hyresvärd och avtalspart. Vi är dock den part som i praktiken sköter kontakten med dig som hyresgäst eller bostadssökande för dessa fastigheter, bland annat genom att administrera vår hemsida, bostadskön, hyresavisering och övrig löpande kommunikation. Vi och BBFAB bestämmer gemensamt ändamålen och medlen för denna behandling och är därför gemensamt personuppgiftsansvariga för behandlingen av dina personuppgifter i den utsträckning den avser dessa tre fastigheter. Vi har kommit överens om hur ansvaret fördelas oss emellan, bland annat vem som ansvarar för att lämna den information som finns i denna policy och för att hantera dina begäranden enligt avsnittet ”Dina rättigheter” nedan; Vi är kontaktpunkt för båda bolagen i dessa frågor. Oavsett denna fördelning har du alltid rätt att vända dig till antingen Oss eller BBFAB för att utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen.
Behandling av personuppgifter när du ställer dig i bostadskö
När du ställer dig i bostadskö hos oss behandlar Vi dina personuppgifter för att administrera din ansökan/intresseanmälan och för att kunna kontakta dig om lediga bostäder. Den behandlingen sker eftersom den är nödvändig för att vidta åtgärder på din begäran innan ett hyresavtal ingås. I den mån Vi behandlar dina uppgifter för andra ändamål under tiden du står i kön, t.ex. för att förebygga missbruk av kösystemet, gör Vi det med stöd av en intresseavvägning (berättigat intresse). Uppgifterna ligger kvar så länge du står i vår kö. Om du inte önskar stå kvar i kön kan du begära att Vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.
Behandling av personuppgifter när du erbjuds en bostad hos oss
När du blir erbjuden en bostad hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig för att kunna bedöma om vi kan ingå hyresavtal med dig, vilket är nödvändigt för att vidta åtgärder inför avtalets ingående. Då behöver vi t.ex. uppgifter om din ekonomi, din anställning och hur du har skött tidigare boenden och hyresinbetalningar. Det innebär att vi kan komma att göra en kreditupplysning hos ett kreditupplysningsföretag, inhämta uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och behandla anställningsintyg, andra intyg och uppgifter från referenspersoner som du lämnar till oss. Om du har en förvaltare eller god man behöver Vi behandla de uppgifterna; uppgift om förvaltarskap utgör en känslig personuppgift och behandlas med särskild försiktighet och begränsad spridning. Vi fattar inte beslut om att neka dig en bostad enbart genom automatiserat beslutsfattande utan att en handläggare är involverad i bedömningen.
Kreditupplysning, uppgifter från inkassobolag och myndigheter som Vi har samlat in för att bedöma om vi kan godta dig som hyresgäst raderar Vi så snart hyresavtal har ingåtts, eftersom uppgifterna då inte längre behövs för det ändamålet. Om du blir nekad en lägenhet hos oss på grund av att Vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer Vi att bevara dessa uppgifter i tre månader efter avslagsbeslutet, för att kunna hantera eventuella klagomål eller rättsliga anspråk kopplade till beslutet, och därefter radera dem.
Behandling av personuppgifter under hyresförhållandet
När du har ingått hyresavtal och blivit hyresgäst hos oss behandlar Vi dina personuppgifter för att kunna fullgöra och administrera hyresavtalet och våra skyldigheter som hyresvärd, vilket sker eftersom behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med dig. Under hyresförhållandet behandlar Vi t.ex. dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när Vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme och när vi skickar information till dig som du behöver för att kunna bo i din lägenhet.
Vi behandlar också dina personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra egna tjänster och service till dig och för vår egen direktmarknadsföring. Denna behandling grundar sig på en intresseavvägning (berättigat intresse) att utveckla, förbättra och sälja våra egna produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Du har alltid rätt att invända mot att Vi behandlar dina personuppgifter för sådan direktmarknadsföring, se vidare under rubriken "Dina rättigheter" nedan.
Om Vi lämnar ut dina kontaktuppgifter till andra företag, t.ex. bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag, för att dessa ska kunna marknadsföra sina egna produkter och tjänster direkt till dig, sker detta endast med ditt samtycke eller efter en separat bedömning av att Vårt eller det aktuella företagets berättigade intresse väger tyngre än din rätt till integritet. Du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke eller invända mot behandlingen genom att kontakta oss.
Vi behandlar också dina personuppgifter när det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk, vilket Vi gör med stöd av en intresseavvägning (berättigat intresse). Det kan vi behöva göra om det t.ex. förekommer störningar i boendet, sena eller uteblivna hyresinbetalningar eller skador i lägenheten. Vi kan också behöva lämna ut dina personuppgifter till socialnämnden, Kronofogdemyndigheten eller andra berörda myndigheter.
Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan t.ex. gälla en entreprenör som ska reparera något i din lägenhet ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighetsbeslut.
Vi sparar dina personuppgifter under den tid som de är relevanta och nödvändiga för respektive ändamål enligt denna policy. Ett borgensåtagande, beslut om förvaltare eller god man raderar Vi två år efter att åtagandet eller beslutet har upphört att gälla, eftersom uppgifterna under den perioden kan behövas för att hantera eventuella anspråk kopplade till åtagandet eller beslutet.
Behandling av personuppgifter när hyresförhållandet är slut
Vi kommer att gallra och radera dina personuppgifter när du har flyttat från din lägenhet, men vissa uppgifter måste Vi spara därefter, t.ex. hyresavtalet och eventuella beslut från socialnämnd, vilka Vi sparar i minst två år av bevissäkringsskäl. Uppgifter om dig som utgör räkenskapsinformation enligt bokföringslagen, t.ex. uppgifter om betalningar, sparar Vi till och med utgången av det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i enlighet med bokföringslagens krav.
Dina rättigheter
Du har alltid rätt att när som helst invända mot att dina personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring, inklusive sådan profilering som har samband med direktmarknadsföringen. Om du invänder kommer Vi att upphöra med att behandla dina personuppgifter för sådana ändamål. Du kan invända genom att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges nedan.
Du har rätt att få information om vilka personuppgifter Vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag. Du har också rätt att få felaktiga eller ofullständiga uppgifter rättade. Du har rätt att under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade, t.ex. om uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlades in för. Du har rätt att kräva att Vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter, t.ex. om du anser att de inte är korrekta eller om du har invänt mot behandlingen i väntan på att Vi kontrollerar om Vårt intresse väger tyngre. Du har rätt att invända mot behandling som Vi stödjer på en intresseavvägning (berättigat intresse), om du har skäl som hänför sig till din specifika situation. Om någon behandling grundar sig på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla samtycket, utan att det påverkar lagligheten av behandling som skett innan samtycket återkallades. Du har rätt att få de personuppgifter du har lämnat till oss överförda till ett annat företag (dataportabilitet), när det är tekniskt möjligt.
Du har rätt att klaga på hur Vi behandlar dina personuppgifter om du anser att Vi inte behandlar dem i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning. Sådant klagomål kan du skicka till oss eller till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), som är den myndighet som ansvarar för tillsyn av dataskyddsförordningen i Sverige.
Förändringar av denna personuppgiftspolicy
Denna personuppgiftspolicy kan komma att justeras från tid till annan. Aktuell personuppgiftspolicy kommer alltid att finnas publicerad på Vår webbplats.
Kontaktuppgifter
Telefon: 011-28 51 40
Postadress: Box 2080, 60002 Norrköping
E-postadress: info@bergfastighet.se